Siamo onesti. I rapporti sono noiosi. Tuttavia, sono spesso necessari e possono essere uno strumento utile per dimostrare che il lavoro viene completato in modo tempestivo. Ma perché non renderli più interessanti da guardare e più facili da leggere? Possiamo farlo utilizzando Excel e alcune conoscenze di SQL. In questo SOLIDWORKS PDM si discute su come creare report dinamici ed entusiasmanti.
Il primo passo è capire quali dati vogliamo vedere. Qui sopra è riportato un report PDM che recupera il numero di file che sono rimasti fermi nei rispettivi stati del flusso di lavoro da una data specifica. Si tratta di informazioni molto utili per determinare dove si trovano i file e quali sono i colli di bottiglia nel processo di progettazione.
Questo report è stato scritto in T-SQL e poi trascritto nei diversi linguaggi che il generatore di report PDM richiede. Utilizzando Excel, torneremo al T-SQL originale e potremo continuare il nostro processo con qualsiasi foglio di lavoro nuovo o esistente. In questo caso, ho alcuni input che entrano in queste query. Si tratta di una data e del nome di un flusso di lavoro. Faremo alcune impostazioni e formattazioni iniziali per rendere i dati più facili da vedere.
In questo esempio sono presenti due punti con una formattazione semplice per i valori di input. Possiamo scegliere di dare un nome alle celle in un secondo momento.
Successivamente, è necessario impostare un’origine dati che consenta al file Excel di comunicare con il database SQL. A tale scopo, andare nella cartella Dati selezionare il menu a tendina Da altra fonte, e Da Microsoft Query. Nel prossimo passo faremo un piccolo trucco con la funzione Microsoft Query per inserire i nostri parametri.
Nella finestra di dialogo che segue, selezionare Nuova origine dati, fare clic su OK, e compilare le informazioni nella nuova finestra di dialogo. Indicare il proprio fonte un nome e selezionare il driver come SQL Server.
Fare clic su Connettersi e specificare il nome del server, fare clic sul pulsante Opzioni per selezionare il database predefinito, quindi fare clic sul menu a tendina e selezionare il database corrispondente al nome del vault.
Fare clic su OK su tutte queste finestre di dialogo per completare l’impostazione dell’origine dati. Non è necessario impostare una tabella predefinita in questo momento, poiché è probabile che si attinga da diverse tabelle. A questo punto dovrebbe apparire la finestra Microsoft Query con la Query guidata.
È qui che inizia il nostro trucco su Microsoft Query. Il problema è che molti report non sono query che possono essere rappresentate graficamente secondo questo strumento, il che è un fattore limitante per il suo utilizzo.
Per le query statiche che non richiedono input va bene. Per queste, fare clic su annullare nella finestra di dialogo, fare clic sul pulsante SQL e inserire le query. Facendo clic su OK nelle finestre di dialogo, le query vengono generate e possono essere inserite nel foglio. Lo faremo in un’altra fase per la convalida dei dati.
Per le nostre prime query, tuttavia, vorremo accettare alcuni input dalle celle del foglio di lavoro. In questo caso, creeremo una query molto semplice, le daremo alcuni input e poi la modificheremo a posteriori. Per farlo, sceglieremo una semplice tabella e una singola colonna di valori di testo. In questo caso, la tabella Documenti e la colonna Nome file. Fare clic sul pulsante > quando si seleziona nome del file per spostarlo nella query.
Fare clic su Avanti altre due volte per terminare la finestra di dialogo. In questo caso, non sarà necessario filtrare o ordinare i dati: la query lo farà in seguito. Nell’ultima pagina, assicurarsi che Restituzione dei dati a Microsoft Excel e fare clic su Fine.
A questo punto si aprirà la finestra di dialogo per l’importazione dei dati. Possiamo decidere come visualizzare i dati: in un intervallo di celle o in un nuovo foglio. Possiamo anche decidere se vogliamo una tabella o una tabella pivot. Queste opzioni sono a vostra discrezione, poiché non modificano il processo e dipendono dal modo in cui desiderate visualizzare le informazioni. A questo punto, fare clic sul pulsante Proprietà pulsante.
Nella parte superiore, assegnare alla connessione un nome significativo; questo aiuterà a evitare confusione in seguito, nel caso in cui si debbano apportare modifiche. Nella scheda Definizione si trova la voce testo del comando dove ora dovremmo vedere il testo grezzo del nostro T-SQL. Lo modificheremo direttamente. Dobbiamo fare in modo che Excel crei alcuni parametri per noi e poi ci chieda i valori. Possiamo farlo aggiungendo una clausola WHERE e scrivendo qualcosa come Filename = ?. Possiamo farlo una volta per ogni variabile che vogliamo nella nostra query finale.
Fare clic su OK e tornare alla finestra di dialogo di importazione dei dati. Facendo clic su OK richiede nuovamente i valori. A questo punto si può iniziare a collegare le celle alla query. Tenete presente l’ordine di selezione delle celle per ciascun parametro. Inoltre, si deve considerare se si desidera che le modifiche a questo valore aggiornino automaticamente la query e se si desidera che gli aggiornamenti futuri utilizzino anche il valore della cella. Si consiglia di selezionare queste caselle.
Utilizzare il picker per selezionare le celle impostate nel primo passo come input. Fare clic su OK per ciascuna di esse e la query verrà aggiornata. A questo punto è probabile che non ci sia alcun valore, perché abbiamo dato al report una query strana da restituire. Procediamo a modificarla in qualcosa di più utile.
Sul lato destro di Excel dovrebbe essere presente un riquadro per Query & Connessioni. In caso contrario, è possibile attivarlo tramite il pulsante Dati Questa scheda deve essere attivata per poter tornare alle proprietà della nostra connessione dati. Questa deve essere attiva per poter accedere alle proprietà della nostra connessione dati. Nel riquadro, trovare la connessione appena creata e RMB > Proprietà. Dovrebbe apparire una finestra di dialogo familiare. Tornate alla finestra Definizione e nella scheda testo del comando, copiare/incollare l’effettiva query desiderata. Per tutti gli input che si prendono dalle celle, sostituire i valori con “?”. Tenete presente l’ordine in cui sono state selezionate le celle dei parametri e ordinate gli argomenti di conseguenza. Fare clic su OK una volta terminato.
Ora nel foglio di calcolo dovrebbe essere presente una tabella dinamica. Qui ho importato i miei dati come tabella grezza per poterli manipolare e lavorare meglio. Ho creato un grafico di questi dati per rappresentare la posizione di tutti i file del mio archivio nel flusso di lavoro CAD. In questo stesso foglio ho aggiunto anche un rapporto sui file che si trovano in quegli stati e per quanto tempo. Si tratta delle stesse informazioni fornite nel report all’inizio della pagina, ma in un formato molto più facile da leggere e con input dinamici.
In precedenza ho menzionato lo scenario in cui si potrebbe voler creare una query statica che si adatti perfettamente all’interfaccia di Microsoft Query. In questo caso, l’ho fatto per la selezione del nome del flusso di lavoro. Non ricordo sempre il nome del flusso di lavoro, quindi perché non recuperarlo direttamente dal database? Possiamo utilizzare i passaggi indicati sopra per creare una query che restituisca i nomi dei flussi di lavoro.
L’ho impostata per filtrare gli ID dei flussi di lavoro superiori a 1 e ho inserito l’intero report in una pagina separata. Ho quindi utilizzato la convalida dei dati per creare un menu a tendina nella mia cella di input per i nomi dei flussi di lavoro.
Utilizzando i metodi sopra descritti con i report esistenti, è possibile prendere le informazioni e inserirle in grafici e diagrammi più facili da discutere e su cui agire. Niente più report noiosi.