Navigare nella trasformazione degli acquisti: Un approccio olistico

Che cos’è la trasformazione degli acquisti?

La trasformazione del procurement si riferisce alla revisione strategica dei processi, delle pratiche e delle strutture organizzative del procurement per ottenere miglioramenti significativi in termini di efficienza, efficacia e generazione di valore. Comporta la ridefinizione del modo in cui il procurement opera all’interno di un’organizzazione per allinearsi meglio agli obiettivi aziendali, adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato e sfruttare i progressi della tecnologia e delle best practice.

Gli elementi chiave e i vantaggi della trasformazione degli acquisti includono in genere:

1. Allineamento strategico: Garantire che le attività di approvvigionamento siano strettamente allineate con la strategia e gli obiettivi aziendali generali. Ciò comporta la comprensione delle esigenze degli stakeholder interni, l’identificazione delle priorità strategiche e lo sviluppo di una solida strategia di approvvigionamento per sostenerle.
2. Ottimizzazione dei processi: L’ottimizzazione dei processi consiste nel perfezionare e migliorare i flussi di lavoro dell’approvvigionamento per aumentare l’efficienza, ridurre le spese e rafforzare l’adattabilità. Ciò può comportare la riprogettazione dei flussi di lavoro, l’automazione delle attività manuali e l’implementazione di best practice come i principi di lean procurement. L’approvvigionamento snello si basa sulla produzione snella ed elimina le attività senza valore aggiunto e gli sprechi. Ai fini dell’approvvigionamento, gli sprechi possono essere definiti come inventario, tempo o costi.
3. Integrazione tecnologica: Sfruttare le soluzioni tecnologiche come i sistemi di e-procurement, le piattaforme di gestione dei fornitori e gli strumenti di analisi dei dati per migliorare la visibilità, la collaborazione e il processo decisionale nell’intero ciclo di vita dell’approvvigionamento.
4. Cambiamento organizzativo: Affrontare le barriere culturali e organizzative al cambiamento, promuovendo una cultura di innovazione, collaborazione e miglioramento continuo. Ciò può comportare la ristrutturazione dei team di approvvigionamento, lo sviluppo dei talenti e il rafforzamento delle relazioni con gli stakeholder interni ed esterni.
5. Gestione dei rapporti con i fornitori: Rafforzare le relazioni con i fornitori chiave per promuovere l’innovazione, ridurre i rischi e creare valore per entrambe le parti. La gestione delle relazioni con i fornitori può comportare l’implementazione di pratiche strategiche di sourcing, lo sviluppo di metriche di performance dei fornitori, una migliore gestione dei rischi e la promozione della collaborazione attraverso iniziative congiunte.
6. Misurazione delle prestazioni: Stabilire indicatori chiave di prestazione (KPI) e metriche per monitorare l’efficacia delle prestazioni e delle iniziative di approvvigionamento e garantire la responsabilità. Ciò può includere metriche relative ai risparmi sui costi, alle prestazioni dei fornitori, all’efficienza dei processi e alla generazione di valore complessivo.

Necessità di trasformazione dell’approvvigionamento

Ci sono diverse ragioni per cui le organizzazioni possono avere bisogno di sottoporsi alla trasformazione del procurement:

1. Efficienza dei costi: I processi di approvvigionamento tradizionali possono essere inefficienti, causando costi inutili, ridondanze e ritardi. La trasformazione degli acquisti mira a snellire i processi, ottimizzare l’allocazione delle risorse, realizzare una riduzione dei costi e ridurre le spese legate agli acquisti.
2. Dinamiche di mercato: Nell’ambiente commerciale volatile di oggi, le organizzazioni devono affrontare dinamiche di mercato in evoluzione, tra cui la globalizzazione, le interruzioni della catena di fornitura, i progressi tecnologici e le mutevoli richieste dei consumatori. La trasformazione degli acquisti consente alle organizzazioni di adattarsi a questi cambiamenti, di rimanere competitive e di cogliere nuove opportunità.
3. Allineamento strategico: Le funzioni di approvvigionamento sono sempre più riconosciute come motori strategici del successo aziendale. Tuttavia, le pratiche di approvvigionamento obsolete possono ostacolare la loro capacità di allinearsi agli obiettivi organizzativi più ampi e di contribuire al processo decisionale strategico. La trasformazione degli acquisti allinea la strategia e le attività di approvvigionamento con le richieste e gli obiettivi aziendali, assicurando che supportino e favoriscano la strategia organizzativa.
4. Gestione del rischio: Processi di approvvigionamento inefficienti possono aumentare i rischi operativi e finanziari per le organizzazioni. La trasformazione degli acquisti si concentra sul miglioramento delle capacità di gestione del rischio, tra cui la valutazione del rischio dei fornitori, la gestione dei contratti di processo e il monitoraggio della conformità, per mitigare i rischi potenziali e salvaguardare gli interessi dell’organizzazione.
5. Innovazione e creazione di valore: La trasformazione degli acquisti facilita l’innovazione e la creazione di valore coltivando la collaborazione con i fornitori, sfruttando le soluzioni tecnologiche e ottimizzando le reti della catena di fornitura. Abbracciando pratiche di approvvigionamento innovative, le organizzazioni possono sbloccare nuove fonti di valore, promuovere l’innovazione di prodotti e servizi e ottenere un vantaggio competitivo sul mercato. Inoltre, seguendo i principi del Design for Supply Chain, si assicura che la strategia di approvvigionamento sia integrata da progetti di prodotti ottimizzati per l’efficienza e l’adattabilità nella catena di fornitura.
6. Resilienza del processo di approvvigionamento: Oltre a migliorare l’agilità aziendale nelle operazioni di approvvigionamento e la competitività, la trasformazione può essere progettata per durare nel tempo e può supportare il valore a prova di futuro, la scalabilità e garantire la resilienza del processo di approvvigionamento.
7. Conformità normativa: Le organizzazioni devono aderire a vari requisiti e standard normativi che regolano le attività di approvvigionamento, come le leggi anticorruzione, le normative ambientali e gli standard lavorativi. La trasformazione degli acquisti assicura la conformità alle normative pertinenti, riducendo i rischi legali e di reputazione associati alla non conformità.
8. Soddisfazione del cliente: Pratiche di approvvigionamento efficaci hanno un impatto diretto sulla qualità, la velocità e il costo dei beni e dei servizi forniti ai clienti.

In generale, la trasformazione del procurement è essenziale per le organizzazioni che vogliono ottimizzare le loro prestazioni di procurement, promuovere il valore strategico, mitigare i rischi e rimanere competitive nell’attuale panorama aziendale dinamico. Abbracciando il cambiamento e adottando pratiche innovative, i team di approvvigionamento possono trasformarsi in un partner aziendale che crea valore e posizionarsi per il successo e la sostenibilità a lungo termine.

Costruire una strategia di trasformazione degli acquisti resiliente

Nel panorama aziendale odierno, caratterizzato da ritmi incalzanti, le organizzazioni devono affrontare una miriade di sfide, dalle interruzioni delle catene di fornitura alla volatilità del mercato. Per navigare con successo in queste incertezze, le aziende devono costruire la resilienza in ogni aspetto delle loro operazioni, compreso l’approvvigionamento. Creare una strategia di trasformazione degli acquisti resiliente e di successo è fondamentale per le organizzazioni che vogliono prosperare in mezzo all’incertezza e guidare una crescita sostenibile. Ecco come iniziare:

1. Valutare lo stato attuale: Prima di intraprendere un percorso di trasformazione degli acquisti, è essenziale condurre una valutazione completa della trasformazione degli acquisti dei suoi attuali processi di acquisto, dei team di acquisto, delle capacità e delle sfide. Identificare le aree di inefficienza, i colli di bottiglia nel processo di acquisto e i rischi da affrontare per migliorare la resilienza. Valutando l’attuale tabella di marcia degli acquisti, le organizzazioni avranno una comprensione più chiara delle modifiche da apportare e delle modalità di sviluppo.
2. Stabilire obiettivi chiari: Definisca obiettivi chiari e misurabili per la sua roadmap di trasformazione degli acquisti. Che si tratti di ridurre i costi, migliorare le relazioni con i fornitori, migliorare l’efficienza dei processi o aumentare l’agilità aziendale, allinei i suoi obiettivi con quelli più ampi dell’organizzazione, in modo da generare valore strategico. Una volta valutata la roadmap e stabilito che i pilastri dell’approvvigionamento sono orientati nella giusta direzione, è il momento di sviluppare la strategia.
3. Cambiamento di mentalità: La trasformazione degli acquisti non si basa solo sull’implementazione di soluzioni digitali o sull’automazione dei processi di approvvigionamento. Si basa anche sul fatto che sia guidata dalle persone e i leader degli acquisti devono considerare come verranno applicate le nuove tecnologie.
4. Abbracciare la tecnologia: Sfruttare le soluzioni tecnologiche come le piattaforme di e-procurement, i sistemi di gestione dei fornitori e gli strumenti di analisi dei dati per migliorare la visibilità, la collaborazione e il processo decisionale nell’intero ciclo di vita dell’approvvigionamento. Investire nella tecnologia consente alle organizzazioni di adattarsi rapidamente alle mutevoli condizioni di mercato e di aumentare l’efficienza del processo di approvvigionamento.
5. Concentrarsi sulle relazioni con i fornitori: Coltivare relazioni forti e collaborative con i fornitori chiave per costruire la resilienza nella sua catena di fornitura. Stabilisca canali di comunicazione chiari, sviluppi la fiducia reciproca e gestisca in modo proattivo i rischi dei fornitori per mitigare le interruzioni e garantire la continuità delle forniture.
6. Sviluppare i talenti: Investa nello sviluppo delle competenze e delle capacità del suo team di approvvigionamento per adattarsi alle mutevoli dinamiche del mercato e guidare il cambiamento trasformazionale. Offra opportunità di formazione e sviluppo professionale per dotare il suo team delle conoscenze e delle competenze necessarie per avere successo in un panorama di approvvigionamento in rapida evoluzione.
7. Migliorare la gestione del rischio: Implementare solidi processi di gestione del rischio per identificare, valutare e mitigare i rischi in tutto il ciclo di vita dell’approvvigionamento. Dalla valutazione del rischio del fornitore alla gestione del contratto e al monitoraggio della conformità, la gestione proattiva del rischio è essenziale per costruire la resilienza e salvaguardare gli interessi organizzativi.
8. Misurare e adattare: Monitorare e valutare continuamente l’efficacia della sua strategia di trasformazione degli acquisti rispetto a metriche e KPI predefiniti. Esamini regolarmente i progressi, solleciti il feedback degli stakeholder e aggiusti, se necessario, per rimanere in linea con i tempi e promuovere un miglioramento continuo.

Criteri chiave per la selezione della tecnologia di approvvigionamento

Con una miriade di opzioni disponibili, scegliere la soluzione più adatta tra le nuove tecnologie per completare le trasformazioni dell’approvvigionamento può essere scoraggiante. Per navigare in questo complesso processo decisionale in modo efficace, è essenziale considerare:

1. Allineamento con gli obiettivi aziendali: Prima di valutare qualsiasi tecnologia di approvvigionamento, è fondamentale allineare le sue caratteristiche e capacità con gli obiettivi generali della sua organizzazione. Che l’obiettivo sia la riduzione dei costi, la gestione dei rapporti con i fornitori o l’automazione dei processi, la tecnologia scelta deve supportare questi imperativi strategici senza soluzione di continuità.
2. Scalabilità e flessibilità: Con la crescita e l’evoluzione delle aziende, crescono anche le loro catene di fornitura e le loro esigenze di approvvigionamento. Pertanto, è fondamentale selezionare una soluzione tecnologica in grado di scalare insieme alla sua strategia di approvvigionamento e all’organizzazione. Sia che si tratti di espandere le operazioni a livello globale, sia che si tratti di soddisfare una domanda fluttuante, la tecnologia scelta deve offrire scalabilità e flessibilità per adattarsi ai mutevoli requisiti aziendali.
3. Capacità di integrazione: La tecnologia di approvvigionamento non opera in modo isolato; deve integrarsi perfettamente con i sistemi e le applicazioni esistenti, come l’ERP (Enterprise Resource Planning), i processi procure-to-pay, i software, i sistemi contabili e i database dei fornitori. Privilegi le soluzioni che offrono solide capacità di integrazione per garantire un flusso di dati fluido e l’interoperabilità nell’ecosistema tecnologico dell’organizzazione.
4. Esperienza utente e adozione: Il successo di qualsiasi implementazione di una tecnologia di approvvigionamento dipende dall’adozione da parte degli utenti. Pertanto, è essenziale dare priorità alle soluzioni che offrono un’interfaccia utente intuitiva, flussi di lavoro semplificati e risorse di formazione e assistenza complete. Un sistema facile da usare incoraggia l’adozione diffusa tra i dipendenti, portando ad un aumento della produttività e dell’efficienza.
5. Sicurezza dei dati e conformità: Con la crescente enfasi sulla privacy dei dati e sulla conformità alle normative, è imperativo dare priorità alle soluzioni tecnologiche di approvvigionamento che aderiscono ai più alti standard di sicurezza e conformità dei dati. Si assicuri che la tecnologia scelta sia conforme alle normative del settore, come il GDPR (General Data Protection Regulation) e che offra solide funzioni di sicurezza per salvaguardare i dati sensibili dell’approvvigionamento. La tecnologia dovrebbe anche facilitare l’applicazione dei requisiti di conformità dei fornitori e il monitoraggio delle prestazioni (come la sicurezza informatica o la responsabilità sociale e ambientale).
6. Funzionalità di analisi e reporting: Nell’odierno ambiente aziendale guidato dai dati, gli approfondimenti praticabili sono inestimabili. Cerchi soluzioni tecnologiche di approvvigionamento che offrano funzionalità avanzate di analisi e reporting e monitoraggio dei processi, consentendo agli stakeholder di ricavare approfondimenti significativi dai dati di approvvigionamento. Dall’analisi delle spese al monitoraggio delle prestazioni dei fornitori, i solidi strumenti di analisi consentono alle organizzazioni di prendere decisioni informate e di promuovere il miglioramento continuo.
7. Reputazione e supporto del fornitore: La selezione di un fornitore affidabile, con una comprovata esperienza nella fornitura di soluzioni di approvvigionamento affidabili, è fondamentale. Conduca una ricerca approfondita, valuti le credenziali del fornitore e chieda raccomandazioni ai colleghi del settore per valutare accuratamente la reputazione del fornitore. Inoltre, valuti i servizi di assistenza clienti del fornitore, tra cui la reattività, la disponibilità e la competenza, per garantire il successo continuo dopo l’implementazione.

Valutando attentamente questi criteri chiave, le organizzazioni possono prendere decisioni informate quando selezionano le soluzioni tecnologiche per la loro trasformazione digitale degli acquisti. In definitiva, la scelta della tecnologia giusta può consentire alle aziende di snellire i processi di approvvigionamento, di ottenere risparmi sui costi e di ottenere un vantaggio competitivo.

Conclusione

Sebbene sia evidente che la tecnologia degli acquisti sta guidando un cambiamento positivo, per ottenere una vera trasformazione e sbloccare i vantaggi di una trasformazione efficace degli acquisti è necessario stabilire una solida base di relazioni durature, networking efficace, responsabilizzazione e trasparenza.

Oltre alla necessità di un più ampio cambiamento di mentalità, la trasformazione degli acquisti si basa sulla necessità di essere più intelligenti, più freschi e più agili. Adottando questo approccio olistico, i leader del settore possono ottenere un successo misurabile.

In generale, la trasformazione del procurement consiste nel guidare un cambiamento positivo in tutta la funzione di procurement per accrescere la sua importanza strategica, migliorare il suo contributo agli obiettivi dell’organizzazione e, in ultima analisi, fornire maggiore valore all’azienda.