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Project-Management Process

falonef

Moderatore CATIA V5
Staff Forum
Professione: PLM Support Expert (Consumer Goods)
Software: CATIA V5 / PARTsolutions / QA-Report / Q-Checker / Type3toCatia / Agile-PLM / Windows 10
Regione: Svizzera
#1
Salve a tutti,
è da un po’ che ho un tarlo in testa ed ora mi prendo iltempo necessario ed apro questo nuovo post sperando di fare cosa gradita atutti gli interessati.

Tra le mie occupazioni giornaliere, sono confrontatoanche con la gestione di progetti in qualità di project-member e project-leader.

Ed è quest’ultima figura che mi sta molto a cuore.

Il mio intento è quello di aprire questo post e raccontacile nostre esperienze a tal proposito.

Temi in tal senso potrebbero essere dalladefinizione delle fasi dei progetti, al sistema di archiviazione da voi meglioadottato, ai tools da voi utilizzati, alla preparazione dei project-reviewsmeetings, ai protocolli da redigere, ai project-closing reports, lessond learned,alle formazioni e newsletter da voi consigliate ecc.

Quali esperienze avete da condividere con i vostri Project-ManagementProcess?
Come gestite il Life Time of Project?
Come siete organizzati a livello di Communication?
Quali difficoltà, e ce ne sono incontrate? E quali rimediavete adottato con successo.

Insomma chi più ne ha più ce ne metta.

Auguro a tutti buona lettura e assidua partecipazioneattiva al post.
 

falonef

Moderatore CATIA V5
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#2
come prima problematica al post ecco un classico all inizio di ogni progetto:

Project-Management comics 01.jpg
 
Professione: ♔ Technical manager - Mechanical engineer ♚
Software: SolidWorks, DraftSight, Me10, Freecad, KissSoft, Excel
Regione: Lombardia
#3
La mia esperienza deriva da aziende Smart, cioè piccole aziende, molto competitive e che hanno una rapidità di esecuzione di impianti complessi in pochi mesi.
Di base occorre concepire nell'acquisizione dell'ordine le seguenti informazioni:
- cosa si é venduto e il budget --> meeting interno tra tecnici e commerciali --> specifica tecnica più note
- cosa il cliente realmente vuole --> meeting tra tecnici e cliente ed utilizzatore di impianto --> correzione specifica tecnica e nuove note definitive
- l'ufficio tecnico deve verificare nel giro di qualche settimana tutte le caratteristiche tecniche del prodotto --> disegni tecnici --> approvazione del cliente ed eventuali ritocchi
- verifica disponibilità ufficio tecnico, pianificazione monte ore e persone --> se tutto sufficiente ok, altrimenti si ricorre a uffici tecnici esterni
- sviluppo e messa in produzione

Nella fase di progettazione occorre per alcuni componenti fare richieste d'offerta nelle prime settimane e pure mettere in fabbricazione qui pezzi che richiedono tempo lungo di fabbricazione.

Tutto quello che riguarda l'ufficio tecnico viene gestito tramite fogli Excel dove ci sono tutte le informazioni per lo sviluppo delle macchine, verbali, macchine di riferimento, stato avanzamento, risorse umane ecc, come comunque previsto da ISO 9001.

Nelle cartelle delle macchine ci sono le note approfondite e i calcoli per la singola macchina.
Nella cartella di impianto c'è tutto quello che riguarda la parte tecnica, commerciale e di fabbricazione.

Il responsabile dell'ufficio tecnico deve fare da coordinatore d da collante tra fabbricazione, progettazione, acquisti, parte elettrica, parte idraulica, altri reparti affinché si possano correggere ed ottimizzare i vari lavori o risolvere problematiche che sono insorte nel mentre --> emissione di nuovi disegni corretti, aggiunte di schemi e note di funzionamento, modifiche sui pezzi.

Usare Project é praticamente impossibile perché più volte al giorno ci sono interruzioni di varia natura sull'operatività delle persone, si aggiungono commesse nuove o esigenze di consulenza che fanno slittare la pianificazione di ore al giorno. Usare un gantt costruito con Excel che dovrebbe essere più flessibile, ha lo stesso problema del Project e secondo me é un modo sbagliato di pianificazione in condizioni flessibili.

Non ho ancora trovato un prodotto in grado di gestire queste cose, quindi occorre unire più strumenti per la gestione e la tracciabilità delle fasi di processo.
 
Professione: ♔ Technical manager - Mechanical engineer ♚
Software: SolidWorks, DraftSight, Me10, Freecad, KissSoft, Excel
Regione: Lombardia
#4
Risulta quindi vincente la capacità di aumentare la capacità produttiva o progettuale all'esigenza per poter affrontare i vari ritardi dovuti a diverse cause.
Una forte capacità tecnica e di problem solving é quella che non fa fermare nessun reparto di fronte a qualsiasi problematica di natura tecnica.
 

paulpaul

Utente Standard
Professione: Macchinista
Software: Solid Edge, Autocad, Matlab
Regione: Parma
#5
Sono abbastanza d'accordo con quello che dice meccanicamg, soprattutto in merito alla difficoltà di introdurre sofisticati (e altrimenti validi) strumenti di gestione progetto/risorse in aziende di medie/piccole dimensioni operanti a commessa, in cui l'obiettivo fondamentale è far uscire la macchina/impianto in poco tempo e con la qualità che il cliente si aspetterebbe da un'azienda di dimensioni maggiori. Questa è la grandissima sfida che si presenta tutti i giorni.

L'altro problema, in un'organizzazione di questo tipo, è che spesso non tutti gli enti aziendali accolgono questa sfida con passione e spirito di sacrificio: nasce quindi il grandissimo problema dell'azienda "a più velocità". Già si è in pochi, figuriamoci se qualcuno non rende al 100%.

E' necessaria una capacità di problem solving (che sia legata alla carta o al "ferro" poco importa) ai massimi livelli.

Per il resto mi ritrovo molto nel processo descritto da meccanicamg (lavoro in un'azienda di una settantina di persone, che produce però macchine e impianti relativamente complessi): se dovessi dare un consiglio, dopo circa 15 anni, è quello di cercare di condividere la informazioni all'interno dell'azienda fin dall'inizio commessa, e capire se quanto venduto incontri la necessità del cliente fin dai primi momenti, e che non vi siano grossi contrasti tra specifiche e quanto si può/si deve costruire: gli strumenti di gestione del progetto sono sicuramente importanti, ma se partiamo male...arriviamo male anche con un superproject! Sembra scontato ma spessissimo è così, avvicinandoci molto al fumetto sopra!
 
Professione: Ingegnere
Software: Alcuni, ma non tutti
Regione: Campania
#6
Provo a dire la mia, anche se non mi sento particolarmente ferrato in materia.
E' certamente importantissimo pianificare i progetti. Un progetto privo di pianificazione infatti può richiedere fino al triplo del tempo preventivato; un progetto pianificato nel minimo dettaglio invece solo il doppio.

La maggiore difficoltà che si incontra, spesso occulta, è quella del cosiddetto "vocabolario condiviso". Sembra assurdo ma spesso se dico una cosa a tre persone diverse, queste tre persone possono capire tre cose diverse, e tutte diverse da quello che avevo in testa. Questa problematica si amplifica in progetti che prevedono figure di tipo diverso. Se progetto un impianto industriale, molto spesso ci si trova a parlare tutti la stessa lingua, magari restano esclusi il commerciale e l'ufficio acquisti. Se invece per lo sviluppo di un prodotto intervengono anche grafici, designer, architetti (maledetti! :)) ecc., la possibilità di incomprensioni aumenta sempre più.

Fateci caso, prendiamo ad esempio le leggi che devono essere applicate in tutti i campi e comprensibili (si fa per dire) da tutti. Per tre righe di articolo ci sono tre pagine di "premesso che". Proprio perché quando non è possibile dare per scontato il comune significato delle parole è necessario premettere tutto.

Altro aspetto importante, prendiamo il caso del lavoratore di media esperienza. Intendo non il neoassuno, né il manager. In aziende fino al centinaio di persone questa figura passa l'80 - 90% del tempo a progettare, ed il restante a gestire aspetti relazionali, dai KoM alle riunioni di avanzamento. Quando si supera questa dimensione, l'aspetto relazionale può impegnare fino al 50%, questo tempo serve a capire cosa fare prima di iniziare a farlo. Spesso è frustrante, "oggi sono riuscito a lavorare solo quattro ore, il resto o perso tempo in chiacchiere" vuol dire pensare che il proprio lavoro sia fare click col mouse ed aumentare il numero di linee in un disegno.

Tutto questo è quello che deve gestire un Project Leader, ben considerando che i termini PL e PM sono in generale i più abusati nel mondo del lavoro, e ciascuna azienda dà uno specifico significato a questi termini, spesso incompatibile col significato dato da altre aziende. Quando due aziende si trovano a lavorare insieme e danno significati profondamente diversi al concetto di PL e PM, ecco che la differenza di vocabolario che dicevo prima fa il patatrac.

E ricordate, il Project Manager è colui che è sicuro che con nove donne sia possibile fare un bimbo in un mese.
 
Professione: Ingegnere
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#7
Il responsabile dell'ufficio tecnico deve fare da coordinatore d da collante tra fabbricazione, progettazione, acquisti, parte elettrica, parte idraulica, altri reparti affinché si possano correggere ed ottimizzare i vari lavori o risolvere problematiche che sono insorte nel mentre --> emissione di nuovi disegni corretti, aggiunte di schemi e note di funzionamento, modifiche sui pezzi.
Questo è un esempio di quello che dicevo del vocabolario. Ho lavorato in tante aziende diverse, ma possiamo identificarne tre:

A. studio tecnico di 10 dipendenti
B. Azienda tecnica di 400 dipendenti, parte di un gruppo di 10.000 dipendenti
C. Azienda non-solo-tecnica di 400 dipendente, parte di un gruppo di 7.000 dipendenti.

Nell'azienda A. il responsabile dell'ufficio tecnico fa quello che dice meccanicamg, ed in più passava buona parte della giornata a disegnare.
Nell'azienda B. esistono poco meno di dieci uffici tecnici diversi, ciascuno con un responsabile che si occupa di correggere la progettazione interna e dare supporto a PM, PL e commerciali. Il direttore tecnico si occupa di armonizzare le scelte tecniche dei diversi uffici tecnici.
Nell'azienda C. esistono sette diversi enti di progettazione, non tutti di estrazione tecnica, ciascuno con un proprio responsabile. Se uno di questi responsabili tenta, come proposto da meccanicamg, di coordinare progettazione, fabbricazione, acquisti, ecc, commette una gravissima invasione di campo rischiando di fare danni anche piuttosto grossi.

Immaginate ora che meccanicamg (responsabile UT dell'azienda X) chiama me (responsabile UT dell'azienda C) e telefonicamente mi lascio sfuggire che il prodotto da acquistare va bene, e che anche il prezzo è dell'ordine di grandezza che mi aspettavo, meccanicamg rischia di confondere la prima affermazione che faccio in modo ufficiale e con le competenze di cui l'azienda mi ha investito, con la seconda che invece è una opinione personale circa la quale non ho alcun mandato, e quindi potrei essere smentito due minuti dopo.

Non so se ho chiarito il punto.
 
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#8
Infatti nelle aziende molto strutturate si cerca di burocratizzare per evitare che ogni figura possa dire un'opinione e che l'altra persona esegua indiscriminatamente causando un grosso caos.
Nella piccola e media impresa, si rischia solo un caziatone verbale....ma solo se ti sei intromesso e non ottieni un risultato vantaggioso per l'azienda. Poi vabeh...ci sono i paranoici che vogliono comandare solo loro e che quindi fanno il bello e cattivo tempo a scapito delle varie figure.
 
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#9
Infatti nelle aziende molto strutturate si cerca di burocratizzare per evitare che ogni figura possa dire un'opinione e che l'altra persona esegua indiscriminatamente causando un grosso caos.
Nella piccola e media impresa, si rischia solo un caziatone verbale....ma solo se ti sei intromesso e non ottieni un risultato vantaggioso per l'azienda. Poi vabeh...ci sono i paranoici che vogliono comandare solo loro e che quindi fanno il bello e cattivo tempo a scapito delle varie figure.
Esatto. Questa cosa è comunque fisiologica, se una piccola o media azienda si strutturasse come una grande verrebbe strozzata dalla burocrazia. Viceversa se una grande azienda tentasse di essere "snella" rinunciando a precise procedure interne, collasserebbe nel caos.
Questo però a volte produce incomprensioni tra le aziende.

"Burocrazia" purtroppo, soprattutto in Italia, è un termine con accezione unicamente negativa. Originariamente il termine intendeva invece il "comando dei documenti". Ovvero una struttura con una organizzazione secondo la quale è la documentazione a possedere know-how e processo decisionale. In una azienda "burocratizzata" in questo senso, se cade il jet con il CEO e tutti i massimi dirigenti, in due settimane l'azienda torna ad essere quella di prima. Se un dirigente tenta di fare i propri interessi a scapito di quelli dell'azienda, viene scoperto e licenziato. Tutto questo, ovviamente, in teoria.
 
Professione: Progettista Industriale / R&D
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#10
Questione interessante che mi tocca personalmente, visto che il project management in ambito R&D è oramai il mio pane quotidiano. Per prima cosa direi che per quanto le esigenze di pianificazione richiedano un'esatta previsione dei costi e dei tempi di sviluppo e produzione, non incontreranno mai, a meno di una certa probabilità che potremmo chiamare fortuita coincidenza, un'esatta risposta da parte di un qualsiasi Project-Management Process che per sua stessa natura è indeterministico. Infatti si ha spesso a che fare con processi dalla struttura labirintica con variabili indipendenti (come quando uno degli attori dello sviluppo ti sostituisce un componente a prototipo oramai ultimato) e con variabili aleatorie (come quando un test ti fornisce risultati ambigui su cui è necessario aprire un nuovo thread di indagini). Sono quelle cose che comunemente chiamiamo imprevisti (imprevedibili per definizione stessa) e che minano la nostra capacità di costruire una previsione coerente. Poi, la cosa curiosa è che gran parte degli imprevisti vengono giudicati prevedibili solo dopo che sono successi.
Un'altra questione centrale è quella della comunicazione, e qui qualcuno ne ha già parlato. I tempi e i costi di un progetto di sviluppo di prodotto lievitano in funzione dei dati che non sono prontamente comunicati, una delle funzioni principali del project manager infatti dovrebbe essere proprio quella della gestione della comunicazione tra gli attori del progetto. Poi c'è il problema fondamentale delle esigenze del cliente che cambiano a processo di sviluppo già avviato.
La vignetta sarcastica di falonef è anche piuttosto realistica.
 

falonef

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#11
Scusate il ritardo,
ma attualmente sono molto occupato con la realizzazione della migrazione del nostro CAD & PDM su di una nuova versione.

Principalmente mi occupo di progetti a breve e medio termine (dai 3 ai 12-15 mesi) in ambito IT/PLM.
Quindi niente progettazione diretta e di industrializzazione di un prodotto bensì integrazione di nuovi software o migliorie nei nostri processi ENGINEERING.

L’azienda per la quale lavoro fa parte di un famoso gruppo internazionale attivo nel settore Consumer Goods.
L’organizzazione di un progetto implica la collaborazione di diverse persone, Units, Business Partner esterni etc.

I tools a disposizione per la gestione dei vari progetti sono MS-Project, Excel, Project-Portfolio (sviluppo interno) ecc..

MS-Project lo utilizzo principalmente per avere un Planning aggiornato con le varie pendenze e scadenze.

Alla domanda come gestire le risorse umane e le ore effettive ed i costi, mi è stato detto che in MS-Project è troppo complicato e per questo motivo utilizzo dei fogli di calcolo separatamente.

Da qualche parte, in un rivista specializzata ho letto che il costo dell'attuazione della “metodologia di gestione di un progetto” dovrebbe essere di circa il 5% del costo totale, a seconda del progetto.

Io penso di aggirarmi intorno ad un buon 20-30% malgrado che abbia ottimizzato già parecchie cose.

Il fatto di non gestire piu’ di tanto le risorse e i costi mi fa pensare che quel 5% sia veramente poco o previsione molto ottimista.

E da voi come funzionano le cose?
 

falonef

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#12
... da qualche parte, in un rivista specializzata ho letto che il costo dell'attuazione della “metodologia di gestione di un progetto” dovrebbe essere di circa il 5% del costo totale, a seconda del progetto.

Io penso di aggirarmi intorno ad un buon 20-30% malgrado che abbia ottimizzato già parecchie cose.

Il fatto di non gestire piu’ di tanto le risorse e i costi mi fa pensare che quel 5% sia veramente poco o previsione molto ottimista.

E da voi come funzionano le cose?
naturalmente intendevo dire il tempo impiegato non dovrebbero oltrepassare il 5% e non i costi.
 

cacciatorino

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Regione: Porto Recanati, ma con l'appennino nel cuore
#13
Per la gestione risorse e fogli ore prova a guardare e groupware, io lo uso con soddisfazione. Ha molte funzioni oltre alle due che ti citavo sopra.
 

falonef

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#14
Per la gestione risorse e fogli ore prova a guardare e groupware, io lo uso con soddisfazione. Ha molte funzioni oltre alle due che ti citavo sopra.
ciao intendevi egroupware? non sono sicuro di avere trovato quello che mi consigliavi. hai un link?
 

cacciatorino

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#15
ciao intendevi egroupware? non sono sicuro di avere trovato quello che mi consigliavi. hai un link?
Si esatto, scusa ma ieri ti rispondevo dal cellulare e il correttore automatico di android mi ha tratto in inganno.

www.egroupware.org


Qui' puoi vedere la demo:

https://demo.egroupware.net/egw/login.php


Puoi usare il loro servizio on-line (a pagamento per ogni utente) oppure usare la versione community che ti installi sul tuo server, serve un classico ambiente Apache-MySql-PHP anche se io, avendolo installato su un server windows, ho preferito usare Postgressql come database relazionale.

La differenza principale fra la versione "community" e quella a pagamento e' che in quella community puoi creare solo sue gruppi di utenti: admin e default, mentre invece nella versione a pagamento non hai questa limitazione.

Io ho trovato grosso beneficio nella corretta imputazione dei costi sulle varie commesse: la creazione del rapportino giornaliero e' molto semplice e poi il sistema pensa a fare tutto il resto: consuntivo totale, ore fatte da ciascuna persona, suddivisione per tipologia di lavoro etc: considera che puoi associare un costo orario diverso a diverse categorie o lavori, come per esempio "disegnatore esperto", tirocinante", "apprendista", oppure "modellazione", "analisi FEM", etc etc, ed introdurre anche dei costi standard per alcune attivita', come per esempio "trasferta a Pescara" in cui metti un forfait per autostrada e carburante.
Ho impiegato parecchio tempo a capire come configurarlo, ma adesso farei fatica a ritornare ai fogli Excel. Vedo che anche i ragazzi qui' in ufficio lo usano molto volentieri perche' e' rapido e richiede pochi secondi a fine giornata per inserire il rapportino.

Esiste anche un modulo "project" con tutti i suoi gantt ma non l'ho mai usato, poi forse esiste anche un modulo per il passaggio delle comunicazioni fra i vari membri del progetto: anticamente esisteva anche un modulo "wiki" che pero' mi pare essere stato tolto nelle ultime versioni e non so se e' stato nel frattempo sostituito da altro.
 

cacciatorino

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#16
Ho impiegato parecchio tempo a capire come configurarlo
Qui', oltre al problema di installarlo su windows che mi ha portato via parecchio tempo, compreso l'utilizzo del forum di egroupware per richiedere la soluzione di alcuni bug nella comunicazione con SQL su windows, mi riferivo principalmente alla difficolta' di capire quali categorie creare, come associarle fra loro, etc etc.

Se vuoi ti posso mandare (in privato) alcune catture schermo, poi non e' detto che abbia capito bene come usarlo: avendo fatto tutto da autodidatta e' possibilissimo che stia usando lo strumento non al meglio delle sue possibilita'.
 

falonef

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#17
ciao cacciatorino,
gentilissimo nella risposta.

Sono stato sul sito ed ho un po' visto la versione demo.
Sembra che faccia proprio cio' di cui si ha bisogno per la gestione di un progetto.
Tutte le opzioni necessarie in un unica piattaforma online accessibile a tutti i membri di un progetto.
Un Sogno per ogni Project-Leader.

Le eMail > quelle maledette eMail che quando le cerchi non le ritrovi.
Li' sono tutte archiviate nella piattaforma.

Le risorse
necessaie, e la documentazione
anche.

Peccato che nella nostra azienda non posso testarlo.
Per ragioni di sicurezza ecc. una mia richiesta in tal senso non verrebbe mai approvata.

Pero' lo noto come alternativa caso mai ... continuero' a gestire e salvare tutto manualmente .

In ogni caso grazie 1000.
 

cacciatorino

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#18
.

Peccato che nella nostra azienda non posso testarlo.
Per ragioni di sicurezza ecc. una mia richiesta in tal senso non verrebbe mai approvata.
.
Puoi installare la versione community su un server nella LAN interna, così lo storage dei dati non finisce su un server di terze parti.
 

falonef

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#19
mmmh ok grazie
 

Er Presidente

Moderatore
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Professione: Moderatore
Software: ND
Regione: Italia
#20
...Per prima cosa direi che per quanto le esigenze di pianificazione richiedano un'esatta previsione dei costi ...
Direi che solo questo punto necessiti di una approfondita discussione.

A parte questo, per mia esperienza e' importante comprendere chi ha il "potere" all'interno e all'esterno dell'azienda (adesso li chiamano stakeholders), se il potere e' ben bilanciato e chiaramente identificabile e' piu' facile gestire i progetti.

Esempio: Se io progetto una cosa perfetta, economica, efficace, affidabile e gradevole alla vista potrei essere un genio, ma se alla fine arriva il "pirla" dall'ente esterno e ti dice che e' illegale e' tutto inutile...