Dipende da quello che ti serve. Nel senso che, lo schedario lo crei quando hai bisogno di configurarti un foglio elettronico ad hoc. Ad esempio, hai bisogno di tenere sotto controllo un certo numero di elementi, magari dei simboli e alcune loro caratteristiche: nome, dimensioni, superfici, quantità... Oppure avere un cartiglio coi campi editabili. Una volta creato uno schedario, con i campi che ti servono, selezioni sul disegno l'oggetto da collegare e dalla paletta delle info, nel tab Data, lo colleghi a quello specifico schedario.
Per ottenere il foglio elettronico, vai al comando "Crea abaco o lista". Nella finestra che ti si apre troverai l'elenco degli schedari contenuti nel tuo progetto e potrai selezionare quello che ti interessa.
Puoi trovare dei tutorial sul canale youtube di Vectorworks, facendo una ricerca per "Record Format". Ma anche l'help del software ti può essere d'aiuto.