Capire l’Approvvigionamento – Cos’è, i tipi e il processo

Si è mai chiesto come viene costruito quel ponte complesso o come viene prodotto quel nuovo gadget elegante? Tutto inizia con l’approvvigionamento.

Il successo di qualsiasi progetto di ingegneria si basa su un sistema di gestione della catena di approvvigionamento che funziona senza problemi. L’approvvigionamento è un elemento centrale di questo sistema, che assicura l’ottenimento dei materiali e dei servizi giusti al prezzo giusto, in tempo e con il minimo rischio, attraverso varie attività di approvvigionamento efficaci.

Che cos’è l’Approvvigionamento?

L’approvvigionamento, spesso definito come sourcing strategico, è il processo di acquisizione dei beni e dei servizi di cui un’azienda ha bisogno per operare.

Nel mondo dell’ingegneria, questo si traduce nell’assicurarsi i materiali essenziali, le attrezzature e i servizi specializzati necessari per dare vita ai progetti. Comprende tutto, dall’approvvigionamento di materie prime di alta qualità, come acciaio e cemento, all’acquisto di macchinari e componenti specializzati necessari per il processo di produzione di un prodotto.

Vediamola in questo modo: l’approvvigionamento è il ponte tra le sue esigenze ingegneristiche e le risorse che trasformano i suoi progetti in realtà. La costruzione e il mantenimento di questo ponte sono il punto di partenza del team di approvvigionamento. Agisce come partner strategico, collaborando con gli ingegneri, i fornitori e gli altri stakeholder per garantire un flusso regolare di risorse essenziali lungo la timeline del progetto.

Approvvigionamento vs Acquisto – Qual è la differenza?

L’approvvigionamento va oltre la semplice transazione di acquisizione di beni (ordini e pagamenti) – questa è la funzione principale dell’acquisto. L’approvvigionamento assume una prospettiva più ampia, comprendendo l’intero ciclo di vita dell’acquisizione di beni e servizi attraverso processi di approvvigionamento ben definiti.

Questo approccio strategico prevede:

• Identificare le esigenze: Quali materiali e servizi sono necessari per il progetto?
• Sviluppare una strategia di approvvigionamento: Come si procurerà questi materiali e servizi?
• Ricerca sui fornitori: Chi può fornire la migliore qualità al prezzo più competitivo?
• Negoziare i contratti: Come può assicurarsi i termini e le condizioni contrattuali più favorevoli per la sua organizzazione?
• Gestione dei rapporti con i fornitori: Come può costruire e mantenere partnership forti e collaborative con i suoi fornitori?

In definitiva, il procurement mira a ottimizzare l’intero processo di acquisizione e a fornire un valore che vada oltre il semplice risparmio sui costi.

[ Figure 1: Procurement vs. Purchasing Comparison Table]

Perché l’approvvigionamento è importante?

Pratiche efficienti di gestione degli acquisti contribuiscono in modo significativo al successo dei progetti aziendali, compresi quelli di ingegneria, in diversi modi:

• Gestione dei costi: L’approvvigionamento aiuta a negoziare le migliori offerte con i fornitori, a ottimizzare i livelli di inventario e a identificare le opportunità di risparmio. La gestione dei costi si traduce in un ulteriore allungamento del budget del progetto e nella massimizzazione del valore.
• Garanzia di qualità: Il processo di approvvigionamento garantisce l’approvvigionamento di materiali e servizi di alta qualità che soddisfano le specifiche del progetto. Questo riduce al minimo i difetti, le rilavorazioni e i ritardi del progetto.
• Mitigazione del rischio: L’approvvigionamento attenua i rischi diversificando i fornitori, utilizzando contratti chiari, implementando la valutazione dei fornitori e la valutazione dei rischi e ottimizzando la catena di fornitura. Questo approccio proattivo identifica e affronta i potenziali problemi prima che questi possano compromettere i progetti.
• Esecuzione del progetto migliorata: L’approvvigionamento assicura il mantenimento di partnership forti e collaborative con fornitori affidabili. Il mantenimento delle relazioni con i fornitori è fondamentale per un’esecuzione regolare del progetto.
• Maggiore efficienza del progetto: L’approvvigionamento ottimizza la catena di fornitura (rete di fornitori, trasporti e logistica) attraverso processi di approvvigionamento snelli, garantendo la consegna tempestiva di materiali e servizi. Questo riduce al minimo le interruzioni e libera il tempo degli ingegneri per concentrarsi sui compiti principali di progettazione e sviluppo, migliorando in definitiva l’efficienza complessiva del progetto.
• Allineamento degli obiettivi aziendali: L’approvvigionamento fornisce una grande quantità di dati che possono essere utilizzati per tracciare e misurare le prestazioni attraverso gli Indicatori chiave di prestazione (KPI). Questi KPI di approvvigionamento possono aiutare a identificare le aree di miglioramento e a garantire che l’approvvigionamento sia allineato con gli obiettivi aziendali generali.

In sostanza, le buone pratiche di approvvigionamento aprono la strada a un’esecuzione più fluida del progetto, a una migliore qualità e, in definitiva, a un progetto aziendale di successo. Questo può essere ulteriormente migliorato sfruttando i servizi di consulenza specializzati nell’ottimizzazione dei processi di approvvigionamento e nell’identificazione delle opportunità di risparmio.

Tipi di approvvigionamento

Le strategie di approvvigionamento si adattano alle esigenze aziendali. Comprendere i due tipi principali di approvvigionamento aiuta a categorizzare le esigenze in modo efficace:

Approvvigionamento diretto

Si concentra sull’acquisizione di beni essenziali direttamente collegati alla produzione, come le materie prime (acciaio, cemento) e le attrezzature specializzate (saldatrici, strumenti di prova). Questi influenzano direttamente il prodotto o il servizio finale che viene fornito.

Approvvigionamento indiretto

L’approvvigionamento indiretto comprende beni e servizi che supportano le esigenze operative quotidiane, ma non sono direttamente coinvolti nella produzione. Esempi di questi beni e servizi sono le forniture per ufficio (carta, toner), le attrezzature IT (computer, software) e i servizi di manutenzione (manutenzione degli edifici, riparazioni delle attrezzature).

La comprensione di queste distinzioni è fondamentale per stabilire le priorità nell’allocazione delle risorse e per implementare strategie di approvvigionamento adeguate e personalizzate in base ai requisiti specifici del progetto.

Metodi di approvvigionamento

Esistono diversi metodi di approvvigionamento comuni utilizzati dai team di approvvigionamento per selezionare i migliori fornitori e acquisire beni e servizi per i loro progetti. Ecco sei metodi frequentemente utilizzati:

1. Gara d’appalto aperta: Questo metodo è una gara d’appalto aperta a tutti i fornitori interessati che soddisfano le qualifiche di base. Viene pubblicato un annuncio pubblico che delinea i requisiti e le specifiche del progetto. I fornitori presentano quindi delle offerte che descrivono nel dettaglio il prezzo, i termini e le qualifiche proposte. Il contratto viene assegnato al fornitore che presenta l’offerta più competitiva e che soddisfa tutti i requisiti.
2. Gara d’appalto ristretta: Simile alla gara d’appalto aperta, questo metodo di approvvigionamento di beni prevede un processo di offerta. Tuttavia, invece di essere aperto a tutti, gli inviti a presentare offerte vengono inviati solo a un elenco preselezionato di fornitori qualificati. Questo approccio può essere utilizzato quando sono richieste competenze o esperienze specifiche per il progetto.
3. Richiesta di proposta (RFP): Una RFP è un documento formale che delinea l’ambito del progetto, i requisiti e i criteri di valutazione. Le aziende che cercano beni o servizi complessi inviano le RFP a fornitori qualificati. La RFP consente una valutazione più approfondita delle capacità di un fornitore, al di là del prezzo, come la sua competenza tecnica, l’esperienza nei progetti e le prestazioni passate.
4. Gara d’appalto in due fasi: Questo metodo di approvvigionamento di beni è una variante della gara d’appalto aperta con l’aggiunta di una fase di qualificazione. Nella prima fase, i potenziali fornitori inviano informazioni di base sulle loro qualifiche ed esperienze. Sulla base di queste informazioni, viene creata una lista ristretta di fornitori qualificati. Solo i fornitori selezionati vengono poi invitati a presentare offerte formali nella seconda fase.
5. Richiesta di offerta (RFQ): Una RFQ è un metodo più semplice utilizzato per ottenere preventivi da un numero ridotto di fornitori preselezionati per beni o servizi ben definiti. A differenza di una RFP, una RFQ si concentra principalmente sul prezzo e può non comportare una valutazione dettagliata delle capacità del fornitore.
6. Approvvigionamento da una sola fonte: Questo metodo prevede l’acquisto di beni o servizi da un unico fornitore preselezionato, senza un processo di gara d’appalto. Questo approccio può essere giustificato in situazioni specifiche, ad esempio quando un fornitore possiede un’esperienza unica o un brevetto su una tecnologia richiesta. Tuttavia, è importante avere una solida giustificazione per l’utilizzo dell’approvvigionamento da un’unica fonte, a causa della mancanza di concorrenza.

[ Figure 2: Procurement Methods Comparison Table]

I metodi di approvvigionamento rappresentano approcci diversi all’acquisizione di beni e servizi:

• Caratteristiche distinte: Ogni metodo ha un processo unico, un livello di concorrenza e un’area di interesse (prezzo vs. competenza).
• Applicazione indipendente: Ogni metodo può essere utilizzato in modo indipendente in base alle esigenze del progetto. Per esempio, un progetto potrebbe utilizzare una Gara d’appalto aperta per i materiali standard e un RFP per un servizio specializzato.

Esistono tuttavia alcune somiglianze tra alcuni metodi:

• Gara d’appalto aperta e gara d’appalto ristretta: Questi metodi sono simili nella struttura (processo di gara), ma differiscono nel pool di fornitori invitati e, quindi, nel livello di concorrenza. La gara aperta è aperta a tutti i fornitori qualificati, mentre la gara ristretta invita solo fornitori preselezionati.
• Gara d’appalto a due fasi: Questo metodo combina gli elementi della Gara d’appalto aperta e della Gara d’appalto ristretta. Nella prima fase, simile alla Gara d’appalto ristretta, i potenziali fornitori vengono pre-qualificati in base alle loro capacità. Poi, solo i candidati selezionati partecipano a un processo di gara d’appalto competitivo (come la Gara d’appalto aperta) per la selezione finale. Questo garantisce la ricezione di offerte da parte di fornitori qualificati, pur mantenendo un elemento competitivo.
• Richiesta di proposta (RFP) e richiesta di offerta (RFQ): Entrambe prevedono la richiesta di informazioni ai fornitori, ma le RFP vanno oltre il prezzo per valutare le capacità del fornitore, mentre le RFQ sono più semplici e si concentrano principalmente sulle offerte per beni o servizi ben definiti.
• Approvvigionamento da una sola fonte: Questo metodo è a sé stante, in quanto aggira completamente la concorrenza, affidandosi a un unico fornitore preselezionato.

La scelta del metodo di approvvigionamento più adatto dipende da diversi fattori:

1. Complessità e requisiti del progetto
2. Vincoli di budget e di tempistica
3. Livello di concorrenza e competenza del fornitore desiderato
4. Tolleranza al rischio e criticità del progetto

Considerando attentamente questi fattori, i team di approvvigionamento possono selezionare il metodo che offre il miglior equilibrio tra efficienza dei costi, tempestività e qualità per le esigenze specifiche del progetto.

Processo di approvvigionamento

Un processo di approvvigionamento ben consolidato assicura che i beni e i servizi necessari all’azienda per operare siano ottenuti al giusto prezzo, qualità e tempo per soddisfare le esigenze del progetto. Ecco una ripartizione delle fasi di un processo di approvvigionamento piuttosto tipico:

• Identificazione delle esigenze: Questa fase avvia il processo identificando i beni o i servizi specifici richiesti per un progetto. Ciò comporta la comprensione dei requisiti del progetto, delle specifiche e delle quantità.
• Richiesta & Approvazione: Viene creata una richiesta d’acquisto formale, con i dettagli dei beni o servizi richiesti, il costo stimato e la giustificazione dell’acquisto. Questa richiesta viene sottoposta all’approvazione del personale autorizzato.
• Sourcing & Selezione dei fornitori: Una volta identificate le esigenze e approvata la richiesta di approvvigionamento, si avvia il processo di valutazione dei potenziali fornitori. I potenziali fornitori vengono ricercati, valutati e qualificati in base a fattori come la qualità, il prezzo, l’affidabilità e le prestazioni passate.
• Processo di gara e valutazione delle offerte: Le proposte vengono richieste per essere confrontate e valutate utilizzando il metodo di approvvigionamento adatto. Più fornitori presentano preventivi che illustrano le specifiche tecniche, il prezzo, i termini e il programma di consegna proposti. Le offerte vengono poi valutate per identificare l’opzione più vantaggiosa.
• Negoziazione & Formazione del contratto: Dopo la valutazione, si svolgono le trattative con il/i fornitore/i prescelto/i per finalizzare i prezzi, i termini e le condizioni di consegna. Il reparto acquisti stabilisce quindi un contratto formale con il coinvolgimento delle parti interessate, come l’ufficio legale, la contabilità fornitori, la salute, la sicurezza e l’ambiente (HSE) e altri soggetti, se necessario, che delineano i termini concordati.
• Collocazione dell’ordine & Gestione dell’ordine: Una volta firmato il contratto, viene emesso un ordine d’acquisto al fornitore, che formalizza l’ordine. La gestione dell’ordine comporta il monitoraggio dello stato dell’ordine e la garanzia di una consegna conforme al contratto.
• Ricevimento della merce/servizi & Ispezione: Al momento della consegna, la merce o i servizi ricevuti vengono ispezionati per garantire che siano conformi alle specifiche del contratto e agli standard di qualità.
• Elaborazione delle fatture & Pagamento: Una volta che la merce o i servizi sono stati ricevuti, ispezionati e approvati, la fattura del fornitore viene esaminata dalla contabilità fornitori per verificarne l’accuratezza e viene elaborata per il pagamento secondo i termini concordati. Tuttavia, alcuni accordi possono richiedere un pagamento anticipato, un pagamento parziale anticipato o altre condizioni di pagamento personalizzate, a seconda delle specificità della transazione.
• Completamento del progetto: Una volta completato il pagamento, il progetto viene ufficialmente chiuso e viene rilasciato al fornitore un Certificato di Accettazione Finale.
• Tenuta dei registri & Gestione delle prestazioni: Durante l’intero ciclo di approvvigionamento, tutti i documenti e le registrazioni pertinenti vengono conservati per riferimenti futuri e per la valutazione delle prestazioni di vari aspetti, comprese le prestazioni dei fornitori.

Per riassumere

La comprensione del ciclo di approvvigionamento consente ai vari stakeholder, compresi gli ingegneri, di contribuire attivamente al successo del progetto. Acquisendo strategicamente le risorse attraverso un processo di approvvigionamento ben definito, le organizzazioni possono ottenere un vantaggio significativo.

Le pratiche efficaci del processo di approvvigionamento non solo ottimizzano i costi, assicurano la qualità e gestiscono i rischi, ma favoriscono anche solide relazioni con i fornitori che possono essere sfruttate per progetti futuri. Questo approccio collaborativo lungo tutta la catena di fornitura apre la strada a un’esecuzione efficiente del progetto, a un migliore time-to-market e a una maggiore probabilità di ottenere un risultato di successo.

Con la continua evoluzione del panorama aziendale, gli acquisti svolgeranno un ruolo sempre più critico nel garantire l’agilità organizzativa e la reattività alle mutevoli richieste del mercato. Affinando continuamente le strategie e abbracciando le tecnologie innovative di approvvigionamento, le organizzazioni possono ottimizzare ulteriormente i processi di acquisizione delle risorse e ottenere un vantaggio competitivo duraturo.