Approvvigionamento e gerarchia organizzativa

Comprendere il ruolo dell’ufficio acquisti all’interno di un’organizzazione è fondamentale per massimizzare il suo impatto. La giusta struttura organizzativa dell’approvvigionamento assicura l’allineamento con obiettivi aziendali facilita risparmio sui costi e rafforza le prestazioni dei fornitori. Questo articolo esplora le diverse strutture organizzative dell’approvvigionamento, i loro vantaggi e svantaggi, e come le aziende possono determinare la linea di reporting migliore per la loro funzione di approvvigionamento.

Comprendere le strutture organizzative dell’approvvigionamento

La funzione di approvvigionamento opera secondo diversi modelli organizzativi, influenzati da dimensioni dell’azienda, obiettivi aziendali e le esigenze del settore. Le tre strutture più comuni sono modelli di approvvigionamento centralizzati, decentralizzati e ibridi.

Struttura di approvvigionamento centralizzata

Una struttura di approvvigionamento centralizzata consolida le attività di approvvigionamento sotto un unico dipartimento, garantendo coerenza, controllo dei costi e conformità alle politiche. Questo modello è particolarmente efficace per le grandi imprese, dove il sourcing strategico e gli acquisti in blocco consentono di risparmiare sui costi a livello aziendale.

Caratteristiche principali di una struttura centralizzata:

• A squadra centrale per gli acquisti gestisce le trattative e i contratti con i fornitori.
• Processi di approvvigionamento standardizzati in tutta l’organizzazione.
• Maggiore gestione del rischio e la conformità alle politiche.

Vantaggi:

✅ Più forte riduzione dei costi opportunità di riduzione dei costi attraverso l’acquisto di volumi.
✅ Migliorato le prestazioni dei fornitori e la gestione dei contratti.
✅ Migliore controllo sull’approvvigionamento, sulle attività della catena di fornitura e sulla spesa.

Sfide:

❌ Può rallentare il processo decisionale per i diversi dipartimenti con esigenze uniche.
❌ Può non fornire flessibilità per le esigenze di approvvigionamento urgenti o specifiche della regione di altri dipartimenti.

Struttura di approvvigionamento decentralizzata

Una struttura decentralizzata consente ai diversi team di approvvigionamento delle unità aziendali di prendere decisioni di acquisto indipendenti. Questo modello è preferito dalle multinazionali che hanno bisogno di una risposta locale.

Caratteristiche principali di una struttura decentralizzata:

• Diversi dipartimenti gestiscono i propri acquisti in modo indipendente.
• Maggiore autonomia per i team regionali.
• Maggiore agilità nel rispondere a tendenze del mercato.

Benefici:

✅ Processo decisionale più rapido e migliore e maggiore flessibilità.
✅ Rapporti con i fornitori più personalizzati, basati sulle esigenze regionali.
✅ Allineamento più forte con obiettivi aziendali di unità specifiche.

Sfide:

❌ Più difficile da applicare conformità e politiche di approvvigionamento standardizzate.
❌ Ridotto risparmio sui costi a causa della mancanza di potere di negoziazione in blocco.

Struttura di approvvigionamento ibrida

Una struttura di approvvigionamento ibrida combina elementi di modelli sia centralizzati che decentralizzati, offrendo una equilibrio tra controllo e flessibilità.

Caratteristiche principali di una struttura ibrida:

• A squadra centrale acquisti gestisce il sourcing strategico, mentre i team locali si occupano degli acquisti operativi.
• Politiche standardizzate con flessibilità per esigenze specifiche.
• Condivise linee di segnalazione tra la sede centrale e le unità aziendali.

Vantaggi:

✅ Assicura la coerenza in processi di approvvigionamento pur consentendo adattamenti locali.
✅ Equilibrato risparmio sui costi e agilità regionale.
✅ Più forte gestione del rischio e l’applicazione delle politiche.

Sfide:

❌ Richiede chiarezza ruoli e responsabilità per evitare confusione.
❌ Potenziali inefficienze se team di approvvigionamento mancano di coordinamento.

Caso di studio: Approvvigionamento centralizzato presso General Electric (GE)

General Electric (GE), una delle più grandi multinazionali del mondo, ha dovuto affrontare inefficienze significative a causa del suo modello di approvvigionamento storicamente decentralizzato. Diverse unità aziendali operavano in modo indipendente, con il risultato di relazioni frammentate con i fornitori mancava opportunità di risparmio sui costi e incoerente gestione del rischio strategie.

Sfide affrontate:

• Mancanza di un team di approvvigionamento centrale, con conseguente ridondanza dei contratti con i fornitori.
• Inefficienze nel monitoraggio delle metriche chiave nelle operazioni di approvvigionamento.
• Riduzione limitata dei costi a causa di trattative non standardizzate con i fornitori.
• Sfide di conformità in più regioni.

Soluzione implementata:

Per affrontare queste inefficienze, GE ha implementato un sistema di struttura di approvvigionamento centralizzata sotto la guida di un Chief Procurement Officer (CPO), che riferisce al CFO. L’azienda ha sfruttato il processo decisionale guidato dai dati e iniziative di sourcing strategico per ottimizzare l’intero processo di approvvigionamento delle attività globali.

Risultati raggiunti:

• 1 miliardo di dollari di risparmi sui costi grazie al miglioramento delle trattative con i fornitori e agli acquisti in blocco.
• Aumento delle prestazioni dei fornitori attraverso la standardizzazione dei contratti e un monitoraggio rigoroso.
• Gestione del rischio potenziata implementando un quadro di conformità globale.
• Maggiore allineamento con gli obiettivi aziendali con conseguente aumento dell’efficienza operativa.

Con la transizione verso una struttura di approvvigionamento centralizzata, GE è riuscita a snellire la sua funzione di approvvigionamento e sourcing, ottenendo sostanziali risparmi sui costi e mitigando i rischi dei fornitori. Questo caso evidenzia l’importanza di allineare i team di approvvigionamento con gli obiettivi aziendali più ampi di un’organizzazione, per migliorare l’efficienza e generare valore a lungo termine.

Dove deve fare riferimento l’Approvvigionamento?

Determinare la struttura organizzativa ideale per l’approvvigionamento è importante quanto scegliere le linee di reporting giuste. La struttura di reporting del Procurement influisce sulla sua capacità di guidare le opportunità di risparmio, gestire i rischi e migliorare le prestazioni dei fornitori.

Rapporti con il Direttore finanziario (CFO)

Molte organizzazioni posizionano i team di approvvigionamento sotto il CFO o il team finanziario, dato l’impatto dell’approvvigionamento sulla riduzione dei costi e sulla gestione del budget.

✅ Forte allineamento con le iniziative di risparmio dei costi.
✅ Migliore supervisione e governance finanziaria.
❌ Può limitare l’attenzione dell’approvvigionamento sulle prestazioni dei fornitori e sull’efficienza operativa.

Riportare al Direttore operativo (COO)

Quando le attività di approvvigionamento hanno un impatto diretto sulla produzione, i professionisti dell’approvvigionamento possono riferire al COO.

✅ Allineamento più forte con la catena di approvvigionamento e le operazioni.
✅ Maggiore attenzione al sourcing strategico e alla logistica.
❌ Meno enfasi sul risparmio dei costi e sulla governance finanziaria.

Rapporti con l’Amministratore delegato (CEO)

Alcune organizzazioni elevano il ruolo del procurement a diretto referente del CEO, rafforzando il suo ruolo di funzione strategica.

✅ Rafforza il ruolo degli acquisti nel guidare gli obiettivi aziendali.
✅ Assicura l’allineamento a livello aziendale dei processi di approvvigionamento.
❌ Richiede una funzione di approvvigionamento altamente matura e strategica.

Trovare la giusta struttura organizzativa per l’approvvigionamento

Per determinare la struttura organizzativa ottimale per gli acquisti, le aziende devono valutare:

• Dimensioni dell’azienda & Settore: Le aziende più grandi traggono vantaggio dai team di approvvigionamento centrali, mentre i modelli decentralizzati funzionano bene per la flessibilità regionale.
• Obiettivi aziendali: Se la priorità è il risparmio sui costi, è opportuno riferire al CFO. Se l’efficienza operativa è più importante, il COO è la scelta migliore.
• Maturità dell’approvvigionamento: I team di approvvigionamento più strategici possono giustificare un rapporto diretto con l’amministratore delegato.
• Esigenze di gestione del rischio: Se la conformità e la gestione del rischio sono fondamentali, l’approvvigionamento centralizzato offre controlli più efficaci.

Conclusione

L’approvvigionamento non è più solo una questione di riduzione dei costi: è una funzione strategica che influenza i risultati aziendali. Capire quale sia il posto dell’approvvigionamento nella gerarchia organizzativa è essenziale per massimizzare il suo impatto. La struttura e la linea di reporting giuste possono consentire ai leader e ai professionisti dell’approvvigionamento di prendere decisioni migliori e informate, di migliorare le relazioni con i fornitori, di ridurre i rischi e di allinearsi agli obiettivi aziendali. Poiché l’approvvigionamento continua ad evolversi, le organizzazioni devono essere proattive nel garantire che abbia il giusto livello di autorità e visibilità per guidare un cambiamento significativo.

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